по SEO, сайтам и контексту
За последние 10 лет работы мы выставили несколько тысяч счетов от нашего ИП. Это были счета и для организаций (ООО), и для других ИП, и для физлиц.
В этой статье мы постарались разобрать большую часть стандартных задач по выставлению счетов. Как выставить счёт:
Также приложили ссылки на скачивание бланков и шаблонов стандартных счетов. Плюс дополнительно разобрали, что нужно сделать после выставления счёта, как подготовить акт выполненных работ, акт сверки; приложили шаблоны и примеры заполнения.
Для выставления счёта можно воспользоваться готовыми шаблонами. Бланки в различных форматах, актуальные в 2021 году, можно скачать ниже, а еще посмотреть образец заполнения бланка.
Бланк счёта с НДС (важно: если у вас упрощённая схема налогообложения, то НДС вы не платите).
Бланк счёта на оплату услуг ИП.
Бланк счёта на оплату товаров от ИП.
Бланк счёта на оплату от ИП на УСН (упрощёнке). Он ничем не отличается от обычного счёта без НДС.
С помощью этих бланков можно выставить счёт вручную.
Когда счетов становится больше 2–3 в месяц, создавать их вручную уже не очень удобно. Первые пару месяцев мы пытались, но потом начали путаться и нашли «Эльбу». В ней можно создавать счета онлайн.
Мы пользуемся этим сервисом уже 4 года. Он позволяет делать счета и акты в два клика, консультироваться с бухгалтером и отправлять декларации в налоговую. Если клиент-юрлицо (ООО) попросит сформировать акт сверки, то в сервисе это также можно сделать в несколько кликов.
Выставление счёта в сервисе «Эльба»
Ниже пример заполненного счёта от ИП для ООО. Это образец счёта ИП на услуги. По товарам он такой же и отличается только тем, что вместо перечисления услуг мы используем перечисление товаров.
Все поля в счёте, которые необходимо заполнить, в примере выделены жёлтым.
Пример заполненного счёта
1. Название документа (например, «Счёт №1»). Лайфхак: если вы работаете недавно, вас может смущать выставление счёта с маленьким порядковым номером. В этом случае для нумерации вполне можно использовать произвольный номер. Например, текущую дату плюс любую цифру — 24/09-1 или название компании клиента плюс цифру — POLIGON-1.
2. Ваши реквизиты, включая реквизиты банковского счёта.
3. Информацию о покупателе, его реквизиты (кратко).
4. Наименования услуг или товаров и основание их поставки. Например, «Услуги по договору №24/09-20 от 24.09.2020», «Разработка сайта site.ru, первый этап работ» или, если вы продаёте товары, «Аппарат для сварки труб Most PWE 900 по договору №24/09-20 от 24.09.2020».
5. Стоимость, количество единиц, итоговую сумму.
6. Информацию об НДС или об отсутствии НДС.
7. Подпись и печать (если есть печать, если нет, можно без печати).
8. Опционально — контакты и логотип. Можно и без них, но с ними солиднее :)
Нет принципиальной разницы в выставлении индивидуальным предпринимателем счёта другому ИП или юридическому лицу, организации (ООО). Отличаться будут только реквизиты вашего клиента, т. е. меняется только поле «Покупатель».
Счёт для ООО
Счёт для ИП
Для выставления счёта достаточно создать его и отправить по электронной почте скан с подписью и печатью. Счёт — это не первичный бухгалтерский документ. Он нужен бухгалтерам только для оплаты и не используется в отчётности, его не запрашивает налоговая. Это означает, что оригинал счёта вашему клиенту не понадобится — достаточно скана на электронную почту. (За 10 лет нашей работы оригиналы счетов у нас спрашивали 2 раза. Это были, видимо, особенно въедливые бухгалтеры).
Это такой же счёт, как и для юрлица или ИП. Разница минимальна — изменяется только поле «Покупатель».
Счёт для физлица
Вместе со счётом можно отправить физлицу небольшую инструкцию по процессу оплаты. По нашему опыту, это её ускоряет. И очень важно, чтобы покупатель правильно заполнил поле «Назначение» именно так, как вы указали в счёте.
Пример инструкции для физлица при оплате через Сбербанк Онлайн на счёт ИП:
Скачать шаблон счёта для выставления физическому лицу
После получения клиентом счёта и его оплаты может пройти 1–3 банковских дня до того, как деньги поступят на ваш счёт. Лайфхак: можно попросить клиента скинуть вам платёжку после оплаты. Платёжка — это документ, подтверждающий, что деньги были отправлены. Это обычная практика, так вы узнаете об оплате ещё до поступления денег на счёт.
По каждому оплаченному счёту нужны два экземпляра акта выполненных работ — вам и клиенту. Вам он нужен как доказательство, что клиент полностью получил то, за что заплатил. Плюс его может затребовать налоговая в рамках проверки (впрочем, если вы ИП, то такие запросы — редкость. За 10 лет работы у нас не спрашивали ни разу). А вот для ООО это обязательный документ, они отчитываются перед налоговой ежеквартально. Поэтому, если вы работаете с ООО, их бухгалтер запросит акты обязательно. Смысл этого документа в том, что каждый платёж от клиента вы закрываете актом, где написано, за что был этот платёж и что работы были выполнены.
Скачать шаблон акта выполненных работ.
Шаблон этого документа очень похож на счёт. Поля для заполнения выделены жёлтым.
Пример заполнения акта выполненных работ
Бухгалтеры организаций (ООО) раз в квартал могут запрашивать у вас ещё один тип документа — акт сверки. В нём отражены все платежи, которые компания вам перечисляла, а также все акты выполненных работ, их закрывающие.
Пример заполнения акта сверки
Первые полгода работы мы заполняли каждый счёт вручную, потом печатали, подписывали и отправляли клиентам. Потом на основе счетов создавали акты.
Если бухгалтер клиента запрашивал акт сверки, это минус час-два из жизни. Кроме того, когда клиентов стало больше трёх и пришёл первый крупный, начались проблемы:
В результате мы начали искать какой-нибудь сервис для упрощения задачи. Нашли «Эльбу». Что даёт эта штука:
1. Счёт можно создать за 20 секунд, автоматически наложить сверху печать и подпись и сразу из «Эльбы» отправить клиенту. Не надо печатать каждый счёт, подписывать, потом сканировать. Даже скачивать счёт не надо.
Скриншот формы создания счёта
2. По каждому клиенту видно, какие ему выставлены счета, можно в два клика создать акт по каждому платежу и автоматически отправить клиенту.
3. Акт сверки формируется также в два клика.
4. Из сервиса можно отправлять отчёты в налоговую, ПФР и др.
Мы часто работаем с заказчиками из других городов. Из-за этого приходится оригиналы договоров и актов пересылать заказчикам почтой.
Последние два года начали использовать электронный документооборот. Это сервис, где можно подписывать документы электронной подписью (флешка или специальная программка, которая стоит пару тысяч рублей в год).
Далее эти документы также электронной подписью подписывает наш клиент и с юридической точки зрения они такие же, как если бы мы подписали их на бумаге.
Итак, идеальный набор ИП по бухгалтерии выглядит так: