Как выставить счёт на оплату от ИП, образец счёта

За последние 10 лет работы мы выставили несколько тысяч счетов от нашего ИП. Это были счета и для организаций (ООО), и для других ИП, и для физлиц.

В этой статье мы постарались разобрать большую часть стандартных задач по выставлению счетов. Как выставить счёт:

1. От ИП для ООО (организации, юрлица),
2. Другому ИП,
3. Физическому лицу,
4. С НДС и без НДС,
5. На упрощёнке (УСН) и т. д.

Также приложили ссылки на скачивание бланков и шаблонов стандартных счетов. Плюс дополнительно разобрали, что нужно сделать после выставления счёта, как подготовить акт выполненных работ, акт сверки; приложили шаблоны и примеры заполнения.

Как выглядит процесс выставления счёта

1. Итак, мы договорились с клиентом о стоимости и условиях по работам или по продаже товара.
2. После этого запрашиваем у него реквизиты. Обычно они приходят в таком виде:

3. Готовим договор (если он нужен) и создаём счёт на оплату.

Готовые бланки счёта для ИП

Для выставления счёта можно воспользоваться готовыми шаблонами. Бланки в различных форматах, актуальные в 2021 году, можно скачать ниже, а еще посмотреть образец заполнения бланка.

Бланк счёта в Word без НДС.

Бланк счёта с НДС (важно: если у вас упрощённая схема налогообложения, то НДС вы не платите).

Бланк счёта на оплату услуг ИП.

Бланк счёта на оплату товаров от ИП.

Бланк счёта на оплату от ИП на УСН (упрощёнке). Он ничем не отличается от обычного счёта без НДС.

С помощью этих бланков можно выставить счёт вручную.

Когда счетов становится больше 2–3 в месяц, создавать их вручную уже не очень удобно. Первые пару месяцев мы пытались, но потом начали путаться и нашли «Эльбу». В ней можно создавать счета онлайн.

Мы пользуемся этим сервисом уже 4 года. Он позволяет делать счета и акты в два клика, консультироваться с бухгалтером и отправлять декларации в налоговую. Если клиент-юрлицо (ООО) попросит сформировать акт сверки, то в сервисе это также можно сделать в несколько кликов.

Выставление счёта в сервисе «Эльба»

Как выставить счёт от ИП для ООО (организации, юридическому лицу). Образец заполнения счёта от ИП на услуги

Ниже пример заполненного счёта от ИП для ООО. Это образец счёта ИП на услуги. По товарам он такой же и отличается только тем, что вместо перечисления услуг мы используем перечисление товаров.

Скачать заполненный бланк.

Все поля в счёте, которые необходимо заполнить, в примере выделены жёлтым.

Пример заполненного счёта

Что должен включать счёт

1. Название документа (например, «Счёт №1»). Лайфхак: если вы работаете недавно, вас может смущать выставление счёта с маленьким порядковым номером. В этом случае для нумерации вполне можно использовать произвольный номер. Например, текущую дату плюс любую цифру — 24/09-1 или название компании клиента плюс цифру — POLIGON-1.

2. Ваши реквизиты, включая реквизиты банковского счёта.

3. Информацию о покупателе, его реквизиты (кратко).

4. Наименования услуг или товаров и основание их поставки. Например, «Услуги по договору №24/09-20 от 24.09.2020», «Разработка сайта site.ru, первый этап работ» или, если вы продаёте товары, «Аппарат для сварки труб Most PWE 900 по договору №24/09-20 от 24.09.2020».

5. Стоимость, количество единиц, итоговую сумму.

6. Информацию об НДС или об отсутствии НДС.

7. Подпись и печать (если есть печать, если нет, можно без печати).

8. Опционально — контакты и логотип. Можно и без них, но с ними солиднее :)

Продвигаем сайты с гарантией

Растим продажи, позиции и посещаемость

Цены и кейсы

Процесс выставления счёта юридическому лицу (ООО) или другому ИП

Нет принципиальной разницы в выставлении индивидуальным предпринимателем счёта другому ИП или юридическому лицу, организации (ООО). Отличаться будут только реквизиты вашего клиента, т. е. меняется только поле «Покупатель».

Счёт для ООО

Счёт для ИП

Для выставления счёта достаточно создать его и отправить по электронной почте скан с подписью и печатью. Счёт — это не первичный бухгалтерский документ. Он нужен бухгалтерам только для оплаты и не используется в отчётности, его не запрашивает налоговая. Это означает, что оригинал счёта вашему клиенту не понадобится — достаточно скана на электронную почту. (За 10 лет нашей работы оригиналы счетов у нас спрашивали 2 раза. Это были, видимо, особенно въедливые бухгалтеры).

Как выставить счёт физлицу

Это такой же счёт, как и для юрлица или ИП. Разница минимальна — изменяется только поле «Покупатель».

Счёт для физлица

Вместе со счётом можно отправить физлицу небольшую инструкцию по процессу оплаты. По нашему опыту, это её ускоряет. И очень важно, чтобы покупатель правильно заполнил поле «Назначение» именно так, как вы указали в счёте.

Пример инструкции для физлица при оплате через Сбербанк Онлайн на счёт ИП:

1. Заходим в пункт «Платежи».
2. Выбираем «Платёж по реквизитам».
3. Указываем в соответствующих полях наш ИНН, номер расчётного счёта и БИК банка получателя (информацию из нашего счёта).
4. Заполняем поля «Сумма» и «Назначение» (из счёта).
5. Отправляем платёж.

Готовый шаблон счёта для выставления физлицу

Скачать шаблон счёта для выставления физическому лицу

Когда ждать деньги

После получения клиентом счёта и его оплаты может пройти 1–3 банковских дня до того, как деньги поступят на ваш счёт. Лайфхак: можно попросить клиента скинуть вам платёжку после оплаты. Платёжка — это документ, подтверждающий, что деньги были отправлены. Это обычная практика, так вы узнаете об оплате ещё до поступления денег на счёт.

Что необходимо сделать после выставления счёта. Акт выполненных работ

По каждому оплаченному счёту нужны два экземпляра акта выполненных работ — вам и клиенту. Вам он нужен как доказательство, что клиент полностью получил то, за что заплатил. Плюс его может затребовать налоговая в рамках проверки (впрочем, если вы ИП, то такие запросы — редкость. За 10 лет работы у нас не спрашивали ни разу). А вот для ООО это обязательный документ, они отчитываются перед налоговой ежеквартально. Поэтому, если вы работаете с ООО, их бухгалтер запросит акты обязательно. Смысл этого документа в том, что каждый платёж от клиента вы закрываете актом, где написано, за что был этот платёж и что работы были выполнены.

Готовый шаблон акта выполненных работ

Скачать шаблон акта выполненных работ.
Шаблон этого документа очень похож на счёт. Поля для заполнения выделены жёлтым.

Пример заполнения акта выполненных работ

Что делать, если вы работаете с юридическим лицом (ООО), и их бухгалтер просит акт сверки

Бухгалтеры организаций (ООО) раз в квартал могут запрашивать у вас ещё один тип документа — акт сверки. В нём отражены все платежи, которые компания вам перечисляла, а также все акты выполненных работ, их закрывающие.

Готовый шаблон акта сверки

Скачать шаблон акта сверки.

Пример заполнения акта сверки

Как облегчить себе жизнь. Онлайн-сервис для простого выставления счетов и актов

Первые полгода работы мы заполняли каждый счёт вручную, потом печатали, подписывали и отправляли клиентам. Потом на основе счетов создавали акты.

Если бухгалтер клиента запрашивал акт сверки, это минус час-два из жизни. Кроме того, когда клиентов стало больше трёх и пришёл первый крупный, начались проблемы:

1. Каждый счёт нужно заполнить, распечатать, подписать, отсканировать, отправить.
2. Старые счета теряются. Клиент запрашивает акт, а нам приходится искать счёт, копипастом переносить информацию в акт, печатать, подписывать, сканировать его.
3. Акты сверки стали запрашивать регулярно :)

В результате мы начали искать какой-нибудь сервис для упрощения задачи. Нашли «Эльбу». Что даёт эта штука:

1. Счёт можно создать за 20 секунд, автоматически наложить сверху печать и подпись и сразу из «Эльбы» отправить клиенту. Не надо печатать каждый счёт, подписывать, потом сканировать. Даже скачивать счёт не надо.

Скриншот формы создания счёта

2. По каждому клиенту видно, какие ему выставлены счета, можно в два клика создать акт по каждому платежу и автоматически отправить клиенту.

3. Акт сверки формируется также в два клика.

4. Из сервиса можно отправлять отчёты в налоговую, ПФР и др.

И ещё один шаг в будущее: электронный документооборот

Мы часто работаем с заказчиками из других городов. Из-за этого приходится оригиналы договоров и актов пересылать заказчикам почтой.

Последние два года начали использовать электронный документооборот. Это сервис, где можно подписывать документы электронной подписью (флешка или специальная программка, которая стоит пару тысяч рублей в год).

Далее эти документы также электронной подписью подписывает наш клиент и с юридической точки зрения они такие же, как если бы мы подписали их на бумаге.

Итак, идеальный набор ИП по бухгалтерии выглядит так:

1. Сервис «Эльба» для выставления счетов и подготовки актов.
2. Сервис «Контур». Документооборот для отправки счетов, актов и договоров в электронном виде и купленная электронная подпись для подписания документов в электронном виде и отправки деклараций в налоговую онлайн.
3. Для расчёта налогов, отправки деклараций, бухгалтерских консультаций мы используем сервис «Кнопка» — это удалённые услуги бухгалтера. С бухгалтером можно проконсультироваться, и эта услуга полностью закрывает наши вопросы по бухгалтерии. Успехов!